Délais de conservation des documents associatifs

publié le 22 septembre 2015 (modifié le 13 février 2020)

Quels sont les délais de conservation des documents pour les associations?

Conservation illimitée (au minimum pendant la durée de vie de l’association)
– Déclaration de l’association (copie du dossier déposé en préfecture)
– Récépissé de la déclaration
– Copie de la demande d’insertion au registre des associations et fondations d’entreprise (JOAFE)
– Extrait du JOAFE dans lequel a été publiée la déclaration (témoin de parution)
– Statuts modifiés par ordre chronologique
– Règlements intérieurs modifiés par ordre chronologique
– Titres de propriété et actes de ventes

Conservation pendant 10 ans
– tous les documents comptables :

- comptes annuels
- livres comptables
- toutes pièces justificatives.
  – bulletin d’adhésion

Conservation pendant 6 ans
– tous les documents fiscaux permettant de justifier ce que l’association doit ou non aux services fiscaux
– les doubles des reçus des dons remis aux donateurs pour réduction d’impôt.

Conservation pendant 5 ans
– Convocations de l’assemblée générale
– Feuilles d’émargement, pouvoirs
– Procès-verbaux d’assemblée
– Bilan d’activités
– Rapports du commissaire aux comptes.
– Bulletin de paie (double papier ou sous forme électronique)
– Registre unique du personnel (5 ans à partir du départ du salarié)
– Document concernant les contrats de travail, salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte, régimes de retraite, etc.
– Comptabilisation des horaires des salariés, des heures d’astreinte et de leur compensation

Conservation pendant 3 ans
– Document relatif aux charges sociales et à la taxe sur les salaires
Factures de téléphone, d’eau, de gaz et d’électricité
Récépissés de lettres recommandés

Conservation pendant 1 ans
– Factures de gaz et d’électricité
– Factures de de téléphonie (fixe et mobile) et internet

Conservation pendant 1 an
– Comptabilisation des horaires des salariés, des heures d’astreinte et de leur compensation

Autres conservations
– Contrats de bail, état des lieux, quittances de loyer : durée du contrat + 5 ans
– Contrat d’assurée : durée du contrat + 2 ans
– Factures d’eau : 4 ans si la distribution est assurée par une personne morale publique (commune par exemple) ; 2 ans si elle est assurée par une entreprise privée

Références
Service public - Association mode d’emploi