Premiers pas avec le RGPD…
Mettons en conformité les bulletins d’adhésion dans les ASCE.
Le saviez-vous ?
Les données personnelles ne sont pas librement utilisables.
De grandes entreprises ont été sanctionnées ces dernières années pour ce type de fait.
La protection des données personnelles est un droit fondamental.
Le règlement européen sur la protection des données connu sous l’acronyme RGPD, renforce certains droits et en crée de nouveaux depuis le 25 mai 2018.
En pratique…
Au sein de nos associations, nous n’avons pas le droit de récolter et traiter des données personnelles si nous n’avons pas de base légale pour le faire.
La base légale qui concerne la plupart des associations est le consentement.
Certes le consentement n’est pas toujours nécessaire, et d’autres bases légales peuvent être utilisées pour justifier la collecte et le traitement.
Dans notre cas, le consentement reflète le mieux la relation avec nos adhérents dans les ASCE.
Par ailleurs, nous avons aussi besoin d’obtenir le consentement préalable de nos adhérents avant de les contacter par courriel.
Nos campagnes d’emailing doivent donc respecter les règles du RGPD.
… Étape n°1 : mettons en conformité les bulletins d’adhésion des ASCE
Nos formulaires d’adhésion doivent donc permettre un consentement clair par une action de chacun de nos adhérents clairement identifiée, c’est-à-dire qu’il ne faut pas pré-cocher les cases liées à ces sujets.
Des mentions légales et des informations relatives aux droits des adhérents sur leurs données personnelles doivent également être ajoutées au formulaire.
Pour être en conformité, nous vous demandons de faire apparaître ces mentions sur vos bulletins d’adhésion 2022 :
A noter que vous pouvez aussi télécharger ces mentions directement dans ce document modèle (format odt - 25.1 ko - 18/11/2021) .
| Conformément aux obligations du Règlement général sur la protection des données personnelles (RGPD), les données à caractère personnel collectées font l’objet d’un traitement pour la gestion des adhérents. Elles sont strictement destinées à l’ASCE et à la FNASCE. Elles permettront l’envoi de la convocation aux assemblées générales, le traitement des données nécessaires à la gestion des activités sportives, culturelles et d’entraide au sein de l’association, ainsi que la communication sur la vie de l’association. Nous recueillons dans ce document les données suivantes : nom, prénom [compléter avec les autres données strictement nécessaires]. Les informations recueillies sur ce formulaire sont enregistrées en version dématérialisée dans l’application de gestion des adhérents Angela et classées en version papier dans la base documentaire de l’ASCE par [compléter avec l’identité et les coordonnées du responsable de traitement] pour la gestion des adhésions au sein de l’ASCE. La base légale du traitement est le consentement. Pour cela, vous devez donner votre consentement explicite à la fin du bulletin d’adhésion. En aucun cas ces données ne seront cédées ou vendues à des tiers. Les données collectées seront communiquées aux seuls destinataires suivants : [définir en fonction de l’organisation de l’ASCE les destinataires des données, cela peut être l’ensemble des membre du bureau de l’ASCE], ainsi que l’ensemble des responsables fédéraux dans le cadre de leurs missions respectives. Les données sont conservées pendant la durée de validité de l’adhésion et au moins [définir en fonction de l’organisation de l’ASCE la durée de conservation, et être en mesure au bout de cette durée de détruire les données sur Angela et les documents en version papier, conseils renseigner une durée égale à dix ans, si vous considérez que les bulletins d’adhésion sont des pièces comptables. Quoiqu’il en soit renseigner une durée minimum égale à deux ans, c’est -à-dire comprenant au moins une année au delà de l’adhésion et dans l’attente du renouvellement de l’adhésion.] Vous disposez d’un droit d’accès, de rectification, d’opposition, de limitation du traitement et d’effacement de vos données. Vous pouvez également exercer votre droit à la portabilité de vos données. Pour cela, vous pouvez adresser votre demande à : [renseigner l’adresse du siège social de l’ASCE], en précisant vos nom, prénom, adresse et en joignant une copie recto-verso de votre pièce d’identité. En cas de difficulté en lien avec la gestion de vos données personnelles, vous pouvez adresser une réclamation auprès du délégué à la protection des données personnelles par courrier postal à l’adresse suivante : FNASCE - MTE A l’attention du délégué à la protection des données personnelles de la FNASCE Arche Sud 92055 La Défense Cedex Si vous estimez, après contact, que vos droits « Informatique et Libertés » ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL. J’accepte que l’ASCE collecte et utilise mes données personnelles renseignées dans ce bulletin dans la cadre de la gestion des adhésions et pour toutes les finalités préalablement détaillées. Fait à ………………………………………, le …………………………………… Signature |
Pour en savoir plus, vous pouvez télécharger le document de présentation autour des premiers pas avec le RGPD (format pdf - 335.9 ko - 18/11/2021) .
La FNASCE est bien consciente qu’il s’agit d’un première étape de mise en conformité vis-à-vis des actions à mettre en œuvre en lien avec le RGPD.
Le groupe de travail associé à ces réflexions s’attachera à programmer et à prioriser les chantiers à conduire à ce sujet en 2022.