Délais de conservation des documents associatifs
Quels sont les délais de conservation des documents pour les associations?
Conservation illimitée (au minimum pendant la durée de vie de l’association)
- Déclaration de l’association (copie du dossier déposé en préfecture)
- Récépissé de la déclaration
- Copie de la demande d’insertion au registre des associations et fondations d’entreprise (JOAFE)
- Extrait du JOAFE dans lequel a été publiée la déclaration (témoin de parution)
- Statuts modifiés par ordre chronologique
- Règlements intérieurs modifiés par ordre chronologique
- Titres de propriété et actes de ventes
Conservation pendant 10 ans
- tous les documents comptables :
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- comptes annuels
- livres comptables
- toutes pièces justificatives.
- bulletin d’adhésion
Conservation pendant 6 ans
- tous les documents fiscaux permettant de justifier ce que l’association doit ou non aux services fiscaux
- les doubles des reçus des dons remis aux donateurs pour réduction d’impôt.
Conservation pendant 5 ans
- Convocations de l’assemblée générale
- Feuilles d’émargement, pouvoirs
- Procès-verbaux d’assemblée
- Bilan d’activités
- Rapports du commissaire aux comptes.
- Bulletin de paie (double papier ou sous forme électronique)
- Registre unique du personnel (5 ans à partir du départ du salarié)
- Document concernant les contrats de travail, salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte, régimes de retraite, etc.
- Comptabilisation des horaires des salariés, des heures d’astreinte et de leur compensation
Conservation pendant 3 ans
- Document relatif aux charges sociales et à la taxe sur les salaires
Factures de téléphone, d’eau, de gaz et d’électricité
Récépissés de lettres recommandés
Conservation pendant 1 ans
- Factures de gaz et d’électricité
- Factures de de téléphonie (fixe et mobile) et internet
Conservation pendant 1 an
- Comptabilisation des horaires des salariés, des heures d’astreinte et de leur compensation
Autres conservations
- Contrats de bail, état des lieux, quittances de loyer : durée du contrat + 5 ans
- Contrat d’assurée : durée du contrat + 2 ans
- Factures d’eau : 4 ans si la distribution est assurée par une personne morale publique (commune par exemple) ; 2 ans si elle est assurée par une entreprise privée
Références
Service public - Association mode d’emploi