Études préalables à la candidature

Afin de bien cerner les difficultés susceptibles d’être rencontrées, l’association qui envisage de faire acte de candidature étudiera les différents critères « techniques » suivants :

Organisation générale
Ces points essentiels étudiés, il faut penser à tout ce qui entoure la manifestation et qui fait souvent la différence entre une bonne et une mauvaise organisation. Un challenge est un projet valorisant à la fois le sport, la culture, et l’entraide. Dans la mesure du possible, ce projet devra s’inscrire dans une démarche de développement durable.

Mise en valeur du challenge
Il faut avoir conscience de l’importance de la démarche et des enjeux. L’information est primordiale (penser à l’internet fédéral mais aussi à la messagerie), il est nécessaire de maintenir des contacts avec les différents intervenants ou partenaires. Il faut aussi, très en amont, penser à la valorisation du challenge pour les partenaires, la liste de nos partenaires nationaux avec leurs agences locales est sur l’internet fédéral à la rubrique « mallette du VP Sports ». Il est conseillé d’informer la presse locale (organiser une conférence de presse, penser également à contacter les radios et télévisions locales).

Affiches
L’attrait de la présentation du challenge passe par un support visuel incitatif. À ce titre, l’affiche élaborée revêt une grande importance. Pour les challenges nationaux, l’image de la fédération doit apparaître explicitement et de façon suffisamment claire. L’affiche annonçant la manifestation devra comporter un espace ou un cadre « libre » afin que chaque association puisse inscrire ses informations (ex : nom du correspondant local, date limite d’inscription, etc.). Il existe des affiches toutes prêtes, sur l’intranet fédéral à la rubrique « mallette du VP Sports ». Ces documents sont à votre disposition, ils ont été créés avec OpenDraw (module de dessin d’OpenOffice) et vont du format A5 (148 x 210) pour les flyers au A0 (841 x 1189) pour les affiches.

Cadeau d’accueil
La commission permanente Sports lors de l’étude des dossiers de présentation est très attentive à ce point particulier. Les "cadeaux" d’accueil ne sont pas obligatoires mais l’association organisatrice doit faire attention à ce que cette « courtoisie » ne grève pas le budget de la manifestation, ce n’est pas aux participants de payer le cadeau.

Soirée
Le challenge est une compétition mais aussi une fête ! Il faut prévoir le samedi soir, une animation, du type dîner dansant ou spectacle pour réunir tous les participants. Attention à ne pas tomber dans le grandiose et d’aggraver le coût, bien souvent une animation simple et conviviale laisse toujours un excellent souvenir aux participants.

Coupe, médailles et récompenses
Le trophée fédéral remis obligatoirement à l’ASCE classée première, l’assiette du ministre remise obligatoirement à l’ASCE classée deuxième, ainsi que le trophée remis à l’ASCE la plus représentée sur un challenge sont fournis par la fédération. Afin d’éviter les remises de récompense qui sont, par expérience, toujours trop longue et empiètent bien souvent sur le temps dévolu à la soirée, la CPS encourage les organisateurs à ne récompenser que les trois premiers de chaque catégorie.
Sollicitez votre directeur, votre conseil général, la mairie, les organismes financiers, les partenaires fédéraux ou autres, pour obtenir coupes, trophées, médailles et autres récompenses ou objets publicitaires. Il n’empêche qu’au stade du budget prévisionnel, il devra être prévu une dépense. Il faut veiller à ce que les récompenses entre les participants des deux sexes soient de même niveau et de même qualité.

Arbitrage
L’organisateur fournit des arbitres ou commissaires officiels en nombre suffisant pour assurer le bon déroulement des rencontres ou des courses. Pour l’arbitrage, il faudra adresser une demande aux représentants régionaux des fédérations concernées (ligue, district ou comité). Pour les commissaires, se rapprocher des clubs ou des ligues régionales.

Transports
Il est très important de prendre en compte dans les études prévisionnelles les difficultés liées au transport des participants. L’éloignement entre les lieux d’accueil et les infrastructures (hôtels, stades, restauration, etc…) nécessite de prévoir des navettes qui assureront la sécurité de tous les participants à la manifestation en les incitant à ne pas utiliser leur propre véhicule. Pour mémoire, il s’agit d’un des critères d’irrecevabilité de la grille d’évaluation des candidatures.

Matériel
Il y a lieu de prévoir la consommation de matériel et fournitures qui seront imputée sur les dépenses du challenge. Dans toute la mesure du possible, l’organisateur se rapprochera de son service pour réduire au maximum la part imputée à l’organisation.

Hébergements
Il y a lieu, pour permettre une participation plus importante de l’ensemble des adhérents de notre mouvement, de réduire les frais d’hébergement. Le coût payé par participant ne devra pas être supérieur journellement à 90,50 €, soit deux repas à 15,25 € et une nuitée à 60 €. Le somme totale réclamée à un participant ne doit jamais être supérieur à 180 € depuis l’accueil du vendredi après-midi au dimanche midi. Tout dossier de présentation laissant apparaître un dépassement de cette somme sera non recevable.
Il est conseillé de rechercher des centres de loisirs, des centres de vacances, voire des internats d’enseignement (éviter les dortoirs dans ce cas). Toutefois si la solution « hôtel » est retenue, il faudra veiller à ce qu’il n’y ait pas de disparités entre les divers établissements (confort, prestations, emplacement, etc.), sources de nombreuses réclamations de la part des participants.

Restauration
Au niveau de la restauration, il est préférable de trouver une salle à proximité pouvant accueillir la totalité des participants, d’avoir un service rapide, afin de ne pas retarder la reprise des épreuves et de veiller à ce que les repas correspondent en quantité et en qualité au sport pratiqué. Éviter de retenir des établissements trop éloignés du lieu des compétitions.

Activités non sportives du challenge

Activité culturelle
Les organisateurs de challenges qui prévoient une activité à caractère culturel pour les accompagnateurs, ne doivent pas imputer le coût de cette activité aux compétiteurs, mais seulement aux accompagnateurs.

Activité « Développement durable »
Les organisateurs de challenges doivent prévoir une action de « développement durable » . Au minimum, il pourrait s’agir du ramassage et du tri des détritus, du nettoyage du site, de l’emploi de matériaux recyclables ou de faire appel à des fournisseurs locaux.

Activité « Sécurité routière »
Cette dernière n’est plus obligatoire, cependant la CPS souhaite que les organisateurs continuent à mettre à la disposition des participants des navettes pour relier les différents sites pendant toute la durée du challenge. Cette activité n’est plus aidée, comme par le passé, par la commission permanente "sécurité routière" mais les organisateurs peuvent demander l’inscription de la manifestation au PDASR local.

Planification sportive

Infrastructures
Là aussi, le choix est important car il risque de grever considérablement le coût par participant et d’alourdir l’organisation. Pour chaque manifestation, il semble important de préciser, à titre indicatif, les infrastructures nécessaires au bon déroulement des épreuves.

• Bowling, vingt pistes minimum ;
• Cyclotourisme, voies ouvertes à la circulation, accessibilité et qualité des parcours menant aux sites touristiques ;
• Duathlon, prévoir un site permettant les épreuves combinées ;
• Escalade, mur en salle ou falaise équipés ;
• Équip’vent, un port avec parc locatif de bateaux ;
• Football à 7, pour vingt équipes prévoir deux terrains engazonnés (quatre demi-terrain). Pour trente équipes, trois terrains engazonnés (six demi-terrain) ;
• Football à 11, pour vingt équipes prévoir cinq terrains engazonnés ;
• Golf, neuf trous minimum ;
• Hand-ball, prévoir N / 4 terrains (N = nombre d’équipes engagées) ;
• Karting, terrain organisateur privé, formule endurance, pistes homologuées pour vingt à quarante équipes ;
• Pétanque, environ quatre vingt dix terrains en triplette et cent trente terrains en doublette, de 4 x 14 mètre, éclairage ;
• Planche à voile, un plan d’eau, un lac, un bord de mer ;
• Rugby, prévoir trois terrains ;
• Ski alpin et ski nordique, possibilité de bloquer une piste par épreuve et par discipline ;
• Tennis de table, vingt tables ;
• Tennis, pour les phases qualificatives prévoir deux courts dont un couvert, pour le tournoi final prévoir huit courts dont quatre couverts ;
• Tir à l’arc, douze cibles dans une salle couverte ;
• Volley-ball, pour quarante-cinq équipes : douze terrains ;
• VTT, circuit naturel, éviter le goudron.

Périodes d’organisation
Pour obtenir une meilleure répartition dans le temps, des périodes ont été fixées pour chaque groupe de sports en fonction des spécificités de ceux-ci (voir tableau ci-dessous). Si deux challenges se déroulent simultanément, la commission permanente des sports pourra demander un changement de date pour l’un des deux.

Dossier de présentation complet

Dossier administratif et technique
Ce dossier précisera les conditions de déroulement de la manifestation de manière globale. Il devra indiquer entre autres :

1. le lieu de la manifestation avec photographies,
2. un plan de situation présentant les différents sites,
3. un plan de situation de l’hébergement (avec photos des chambres) et l’évaluation du temps de transports par rapport au lieu de la manifestation,
4. le programme et les modalités pratiques, (transport, hébergement, restauration, menus, animations, excursions, etc.),
5. le projet de règlement sportif pour contrôle de la CPS
6. les accès
7. le budget prévisionnel complet selon le modèle joint à chaque dossier

Transmission du dossier
Le dossier complet devra parvenir impérativement avant le 15 septembre de l’année N-2 ou N-1 de la date du challenge au siège de la FNASCE par courrier électronique en format modifiable uniquement.

Dossier financier

Aides financières et publicité
Le budget prévisionnel devra prendre en compte l’ensemble des possibilités des aides financières, dont l’aide de la fédération toujours précisée par convention, ainsi que les produits dus à la publicité et au partenariat. Il est conseillé de contacter les collectivités et les « partenaires » potentiels (conseil général, mairie, organismes financiers ou autres …).

Dossier financier
Pour une présentation homogène du budget prévisionnel la CPS impose un nombre de participants pour chaque challenge, qui s’établit comme suit :

Convention fédération / association

Une fois que le comité directeur a approuvé un dossier d’organisation de challenge national, la commission permanente des sports établit une convention. Celle-ci est adressée pour signature du président de l’association retenue. Il la retourne, en double exemplaire, à la fédération pour signature du vice président chargé des affaires sportives. à charge pour l’association organisatrice de mettre en place la manifestation concernée, conformément aux dispositions de la convention et du dossier d’approbation.
Le règlement du challenge, le budget prévisionnel, ainsi que toutes les suggestions particulières doivent être joints à la convention.
Cet engagement mutuel une fois signé, la fédération alloue à l’organisateur une aide en trois versements. Au cours de l’année N-1, le premier tiers de l’aide financière définie dans le cadre de la convention. La deuxième partie est versée dans l’année du challenge, avant l’organisation de celui-ci et à la seule condition que le dossier ait été considéré comme complet.
L’attribution de la dernière partie de l’aide financière fédérale est conditionnée par l’envoi, par l’association, dans les trois mois suivant le challenge, du bilan final de la manifestation qui comprendra le rapport moral et du bilan financier ainsi que du reportage photographique, diapo ou vidéo. De plus, il faudra que le membre de la CPS qui représentait la commission le jour du challenge, ait constaté que la réalité du programme de la manifestation, était bien le reflet de ce qui avait été porté sur le dossier de présentation.
La convention est un contrat signé entre la fédération et l’association organisatrice. Elle fixe les modalités d’organisation du challenge. Toute modification qui interviendrait après la signature de la convention par les deux parties et qui modifierait l’organisation du challenge, est susceptible d’entraîner des pénalités (non respect du budget, des sites, etc…).

Les participants aux challenges nationaux

Participants autorisés
Sont admis à participer :
– Les adhérents des ASCE affiliées à la FNASCE,
– Les ayants-droit (conjoint et enfants* sans limite d’âge) d’un membre actif adhérent d’une ASCE affiliée.
* Pour les enfants, lorsqu’ils atteignent l’âge de 25 ans, ils doivent être titulaires d’une carte d’adhérent individuelle et présenter la carte d’adhésion du parent.

Équipes partenaires
Peuvent également participer des équipes partenaires invitée par l’ASCE organisatrice. Elles ne peuvent recevoir les trophées fédéraux.

Contrôle des engagements

Chaque association participante doit fournir à l’organisateur la fiche récapitulative des inscrits dûment remplie et signée par le président d’appartenance, accompagnée du certificat médical ou de la copie de la licence de la fédération de tutelle et de la licence fédérale.
Cette inscription est entièrement placée sous la responsabilité du président de l’association participante. Le contrôle de la liste nominative est effectué par le membre de la CPS et le représentant fédéral qui devront s’assurer que l’identité des participants d’une association correspond à la liste signée par le président de cette dernière. Une personne ne figurant pas sur la liste transmise par son président à l’organisateur ne pourra prendre part de quelque manière que se soit au challenge.

L’inscription

La fiche d’inscription
Elle a pour but de connaître à la fois les renseignements concernant l’inscription aux épreuves et ceux relatifs aux prestations choisies par chaque participant. Pour l’inscription au challenge, chaque concurrent précisera son numéro d’adhérent à la fédération et la catégorie de l’épreuve selon la compétition. La fiche d’inscription mentionnera les renseignements suivants, où et à qui retourner les fiches, le nom du responsable à contacter (adresses et téléphones), la date limite de réception des inscriptions, les conditions de remboursement en cas de désistement éventuel.
Pour les prestations choisies, la fiche d’inscription se décomposera en une partie « droit d’engagement » (couvrant les dépenses de fonctionnement), une partie « réservation » (pour les repas et l’hébergement) et enfin la signature du participant et le visa du président de l’association d’appartenance. Le « droit d’engagement » englobe l’ensemble des frais de fonctionnement (transport, location, arbitrages, matériel). Le coût par participant ne pourra, en aucune manière, être supérieur à celui arrêté dans le dossier de candidature retenu par la fédération et précisé sur le budget joint à la convention signée par les deux parties.
Elle indiquera les conditions de paiement et particulièrement les références du libellé à faire figurer sur le ou les chèques qui seront joints obligatoirement à la fiche d’inscription. Ne pas omettre de mentionner si vous êtes adhérent à l’ANCV pour laisser la possibilité de régler par chèques vacances.

Le dossier d’inscription

La couverture
La présentation de la page de couverture du dossier d’inscription est laissée à l’initiative de chaque association. Cependant, il est obligatoire d’y faire figurer, lisiblement et dans le respect de la charte, le logo fédéral. Un modèle de cette couverture est dans la mallette du VP sport. Elle est libre d’utilisation et réalisée avec OpenDraw, logiciel de la suite OpenOffice, largement déployé dans nos services.

Le contenu
Il mentionnera les dates, les lieux du challenge, les conditions d’hébergement, les affiches, les fiches d’inscriptions, la fiche récapitulative d’inscription signée par le président de l’association, l’imprimé de demande d’aide au titre de l’action sociale (le joindre à chaque dossier), le règlement des épreuves, le plan de situation. Il pourra en plus indiquer les horaires des différents moyens de transport (trains, avions, bateaux etc), être accompagné d’un plan de situation et/ou de tout document facilitant l’accès au(x) lieu(x) de déroulement de la manifestation.

Le règlement
Le règlement des épreuves devra être conforme au règlement établi par la commission permanente des sports. En aucune manière, il ne devra pas être modifié. Il sera fourni en même temps que le dossier de présentation pour vérification de la CPS.

Diffusion du dossier
La diffusion du dossier d’inscription est assurée par le bureau administratif de la FNASCE après validation de la commission permanente des sports. Il est mis en ligne sur le site fédéral et une information est faite aux présidents d’ASCE, vice-présidents Sport, présidents et vice-présidents d’URASCE, membres du comité directeur fédéral ainsi que sur la boîte à lettre des ASCE.

Pendant le challenge

La participation fédérale
Le challenge étant placé sous l’égide de la fédération, cette dernière sera représentée par un membre du comité directeur. Celui-ci représente la présidente de la fédération durant toute la durée de la manifestation. À ce titre, il est présent à la remise des récompenses afin de transmettre aux participants le message du président fédéral.
Afin d’apporter son aide et réaliser les contrôles divers, la commission permanente des sports est représentée, suivant l’importance du nombre d’inscrit au challenge, par un ou deux de ses membres. Le représentant CPS consignera dans un rapport écrit les faits qu’il aura constatés et le transmettra à la commission d’organisation. À son retour du challenge, il enverra un exemplaire de ce rapport au président de la fédération, ainsi qu’au vice président chargé des affaires sportives.
Les représentants de la fédération (comité directeur et commission permanente des sports) sont pris en charge par la fédération au titre des dépenses afférentes à la manifestation.

La commission de contrôle
Une commission de contrôle est mise en place durant toute la durée du challenge. Elle a pour mission de régler les problèmes susceptibles de se poser dans le cadre du déroulement des épreuves. Cette commission est en droit de s’opposer à la participation d’un athlète présentant un matériel qu’elle jugerait déficient ou dangereux. Elle est chargée également de définir les modalités de contrôle des pièces justificatives. La commission de contrôle peut, pour faciliter sa prise de décision, s’adjoindre toute personne qu’elle juge utile, un des arbitres de la compétition, par exemple.
Elle est constituée :

• du vice-président sport de l’association organisatrice,
• du responsable de l’activité pratiquée de l’association organisatrice,
• du président d’URASCE ou son représentant,
• du membre du comité directeur de la fédération qui a voix prépondérante en cas de litige,
• du représentant de la commission permanente des sports. Celui-ci ne prend aucune décision en cas de problème. Son rôle se limite à informer et à conseiller la commission.

Les récompenses
En aucun cas, une équipe partenaire ne peut se voir attribuer les trophées fédéraux, ceux-ci étant destinés aux équipes des ASCE légitimement qualifiées. Des coupes, médailles et récompenses seront remises aux équipes participantes en fonction de leur classement et à la discrétion des organisateurs.
Seuls le trophée fédéral, le trophée du ministère et le trophée du plus grand nombre (fournis par la fédération) sont obligatoires tous les autres sont laissés à la discrétion de l’organisateur. Il faut veiller à ce que les récompenses entre les participants des deux sexes soient de même niveau et de même qualité.

• Trophée fédéral : il est obligatoirement attribué à la première association fédérale classée et remis par le représentant du comité directeur fédéral ;
• Assiette du ministère : elle est obligatoirement attribué à la deuxième association fédérale classée et remise par un représentant de l’administration ;
• Trophée du plus grand nombre : il est obligatoirement attribué à l’ASCE qui a le plus de participants sportifs - autre que l’ASCE organisatrice. En cas d’égalité, c’est l’ASCE la plus éloignée qui le remporte. Il est remis par le représentant de la commission permanente "Sport".

Les assurances (contrat fédéral)
La fédération nationale des associations sportives, culturelles et d’entraide est titulaire d’un contrat « Responsabilité Civile » couvrant les sinistres pouvant survenir à l’occasion de la manifestation et dont la responsabilité pourrait lui être imputée. L’association organisatrice est assurée en responsabilité civile par le contrat fédéral pour l’organisation de la manifestation. Les participants sont couverts en « individuel accident » dans la limite des garanties prévues par le contrat. Ces garanties sont liées automatiquement à la carte d’adhérent et figurent sur la notice d’informations accompagnant la carte d’adhérent. Toutefois, si l’adhérent estime que le montant des garanties est insuffisant, il peut souscrire une assurance complémentaire auprès de l’assureur de son choix.
La fédération décline toute responsabilité en cas de vol, perte ou détérioration d’objets personnels. Le contrat fédéral ne couvre pas les biens appartenant à l’assuré (adhérent, association), y compris les vélos et leurs équipements. Il appartient à chaque participant, s’il le souhaite, de souscrire une assurance garantissant les dommages son matériel pouvant être causés par une chute, ou vol etc.
Tout sinistre susceptible d’engager la responsabilité de l’association organisatrice doit faire l’objet de la part de la (ou des) victime(s) ou à défaut de son association d’appartenance, et avant leur départ du lieu du challenge, d’une déclaration ou d’une réserve écrite auprès des responsables de ladite association.
Toute déclaration de sinistre est obligatoirement remplie par la victime, signée du président de son association et revêtue du cachet de l’association. Elle est envoyée à l’assurance de la fédération selon les modalités précisées par l’assureur dans un délai de quinze jours. Si un des participants se blesse, il doit déclarer son accident au moyen de l’imprimé de déclaration fourni par l’assureur fédéral dans un délai de quinze jours. Cette déclaration devra être revêtue de la signature du président et du cachet de l’association d’appartenance de la victime. Les copies sont conservées à l’association d’origine. En cas d’utilisation de véhicules de l’administration ou de véhicules personnels, le président de l’association devra avoir au préalable rempli et signé un ordre de déplacement.

Le partenariat
Dans le cadre de la convention entre la fédération et la Garantie Mutuelle des Fonctionnaires (GMF), l’association organisatrice doit prévoir un emplacement pour installer un stand de la GMF locale et apposer des affiches de la GMF. Conformément à la clause d’exclusivité stipulée dans cette même convention, l’association organisatrice ne pourra faire de la publicité pour un autre assureur.

L’après challenge

Analyse du déroulement avec évaluation.

• Envoi à la fédération de photos ou de film vidéo pour alimenter le site internet fédéral.
• Envoi d’une plaquette ou d’une synthèse attractive de remerciements (avec photos) aux relations préalablement établies : partenaires, presse, élus, radios, etc.

Bilan final du challenge
Rapport moral
Il sera présenté selon le modèle joint en annexe à la convention.

Rapport financier
Il sera présenté selon le modèle de bilan joint en annexe à la convention et transmis comme le dossier de candidature.

Versement du solde de l’aide fédérale
Le reliquat de l’aide fédéral ne sera versée qu’après présentation du bilan financier et moral, des résultats, du classement du challenge et du reportage iconographique. Tous ces documents doivent parvenir au au siège de la FNASCE à l’adresse suivante, MÉDDE – FNASCE / Sports – Arche Sud – 92055 La Défense, dans un délai de trois mois après la tenue du challenge. La CPS en effectuera le contrôle avant le paiement du solde de l’aide fédérale. Passé ce délai de trois mois, la fédération ne versera plus le solde de l’aide.

Annexes

Ingrédients pour réussir un bon challenge
Avant la manifestation

• S’entourer d’une bonne équipe d’organisation avec répartition des tâches à chaque responsable.
• Fixer un échéancier détaillé et précis et essayer de le tenir.
• Fixer la date de la manifestation en essayant d’éviter la « concurrence ».
• Demander les autorisations administratives (municipale, préfectorale, fédérale de tutelle), SACEM, etc.
• Vérifier que votre discipline est bien assurée et que vous ne devez pas prendre une extension de couverture.
• Faire payer l’insertion publicitaire des annonceurs avant la manifestation.
• Solliciter le concours et le soutien des médias.
• Assurer une opération de communication interne et externe.
• Faire les invitations bien en amont de la manifestation : préfet, député, conseiller général, maire etc.

Le jour de la manifestation

• Mettre en place un fléchage.
• Mettre en place la commission d’organisation.
• Respecter les arrêtés et les règles de sécurité.
• Respecter l’organigramme.
• Recevez les personnalités officielles.
• Déléguer un responsable qui jouera le rôle de « maître de maison ».

Après la manifestation

• Régler les différentes factures et dresser le bilan comptable de l’opération.
• Régler les droits ou impôts.
• Envoyer les lettres de remerciements.
• Tenir une réunion avec tous les organisateurs pour faire le bilan.
• Envoyer les classements à la fédération.
• Envoyer le bilan financier et le bilan moral et à la fédération.
• Envoyer le reportage photographique à la fédération.